5月28日下午，专家现场评估准备会在院部三楼会议室召开。副院长胡伯龙、院长助理张喜龙、评建办主任白洪魁、各行政部门负责人、各系部主任、书记参加会议。会议由评建办主任白洪魁主持，副院长胡伯龙就专家现场评估的准备工作作了详细部署。
白洪奎主任首先对专家现场评估的日程安排和主要工作进行了介绍和说明。
胡伯龙副院长从四个方面详细部署了专家现场评估的具体准备工作：一是成立由院长李晓明、书记赵世恩为组长的专家现场评估工作领导小组，任胡伯龙为秘书长，全权负责现场评估的一切具体工作。并下设业务工作组和生活工作组，分别由副院长胡伯龙和院长助理张喜龙任组长；二是制定并公布日常工作安排责任表，确保各项工作分工明确、落实到位；三是从书记致辞、院长汇报、评估公告、评估材料等12个方面安排了评建的相关准备工作；四是安排了专家组现场评估的具体工作。最后，胡伯龙副院长对下一步工作提出明确要求，他强调要做到“定规矩、抓落实”，要做“一级带着一级干，一级做给一级看，一级要对一级负责”，确保此项工作的顺利完成。
会议最后，白洪魁主任强调，未来的半个月是评建工作的最后冲刺时间，也是最终成果的检验时间，各系部、部门要抓紧时间落实、把具体工作做实，同时要保持临战状态、随时待命，为专家现场评估的顺利完成做最充分的准备。