会计档案管理办法

第一章 总 则

为了加强会计档案管理，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》国家档案局令第79号及其他相关规定，结合学院实际情况，制定本办法。

第二章 会计档案概述

第一条 学院应当加强会计档案管理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。会计档案是单位档案的重要组成部分，会计档案管理工作应做到科学化、标准化和规范化。

第二条 会计档案是指学院在进行会计核算等过程中接收和形成的，记录和反映学院经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第三条 财务部门应设档案室专门存放会计档案，档案室设档案专柜，指定专人负责保管。

会计凭证、会计账簿、会计报表每年会计年度终了，暂由财务部门临时保管，临时保管期限不得超过三年，期满后移交学院档案管理部门保管。移交时应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

第三章 会计档案的内容

第四条 下列会计资料应当进行归档，并由财务部门按照归档的要求负责整理立卷或装订成册，编制会计档案保管清册。借阅登记册，做到会计档案内容的准确性、及时性、以及归档手续的完备性、有效性，并按会计档案分类编号规则整理账、表、凭证和其他会计资料的摆放位置，提高查阅速度。

一、会计凭证,包括原始凭证、记账凭证；

二、会计账簿,包括总账、明细账、日记账、其他辅助性账簿等；

三、财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

四、基建工程合同、工程预算、审计报告、验收单等；

五、其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、收据存根、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第五条 会计账簿是指以会计凭证为依据，全面、连续地记录一个会计期间的经济业务，对大量分散的数据或资料进行分类归集整理，逐步加工成有用的会计信息的工具。会计账簿由具有一定格式的账页组成。会计账簿包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

第六条 财务报告指用来反映会计实体财务状况和事业发展成果的总结性书面文件，包括会计报表、附表以及财务情况文字说明等。

第七条 其他类会计档案包括银行存款余额调节表，银行对账单，财务会计软件使用说明，会计科目和项目编码及使用说明，会计电算化处理授权登记或使用权限备案表，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。

第八条 采用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出的纸质会计档案及电算化档案光盘。

第四章  会计档案借阅

第九条 保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。

会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。

第十条 财务处人员因工作需要借阅会计档案时，档案保管人员应及时提供；学院其他部门借阅会计档案时，会计档案在财务部门的，要经财务处长批准方能借阅。会计档案在学院档案管理部门的，要经档案管理部门和财务部门批准方能借阅。会计档案管理人员应及时提供并及时收回。

第十一条 由于会计人员变动或会计机构改变等原因，会计档案需要转交时，要办理交接手续，并由监交人、移交人、接收入签字或盖章。

第十二条 建立健全会计档案的查阅、复制登记制度.既要方便查阅会计档案，又要保证会计档案的安全。

第十三条 设立《会计档案借阅登记表》，记载借阅的时间、目的、借阅的内容及借阅人。

第十四条 保存的会计档案原则上不得外借。如有特殊需要，经院长批准后方可办理借阅登记手续，并要限期归还。

第十五条 财务处定期对会计档案进行清理和鉴定。对保管期满并经过鉴定，已无保存价值的会计档案应当按照规定程序及时销毁。

第十六条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证、记账凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证、记账凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第五章  会计档案管理

第十七条 会计档案的封面及装订材料由计划财务处统一制作。财务人员是会计档案的立卷人，应及时对形成的会计档案进行整理、装订、立卷和归档。

一、计划财务处要建立严格、合理、科学的会计凭证传递程序，健全各类账簿的记录和保管要求，统一各类财务报告的格式和编报时间，保证会计档案的完整、及时、规范。

二、各类会计凭证应每月进行整理和装订，防止凭证的散乱和遗失。作为档案的会计凭证应按照规定的内容填制齐全，审核人员、稽核人员、出纳人员应在办理完审核、复核或收付款手续后在凭证上签名和盖章。

三、会计账簿为采用电算化处理自动生成，应按月打印出纸质会计档案，也应载明账簿名称及所属年度、管理人员，并加盖公章及院长签章。

四、根据财务报告的性质按照月、年度保存。作为会计档案的各类财务报告应加盖公章，院长及填报人签章。

第十八条 为方便会计档案的查阅和利用，各类会计档案由计划财务处专人保管，出纳人员不得兼管会计档案。

第十九条 会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限为10年和30年。

会计档案的保管期限，从当年会计年度终了后的第一天算起。

本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

第二十条 以下会计档案应永久保存。

一、年度财务报告；

二、会计档案保管清册；

三、会计档案销毁清册。

第二十一条 对年度财务报告、年度决算及文字明、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等永久性保管的会计档案.在装订立卷是时应在其封面上标明“永久保存”字样.单独保存。

第二十二条 财务人员之间交接会计档案，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案一方，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管的期限、已保管的期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接。交接完毕后.交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

第二十三条 已经立卷归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。

第六章  会计档案销毁管理

第二十四条 保管期满的会计档案，除本办法第三十八条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

一、由档案管理部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

二、由院长在销毁清册上签署意见。

三、销毁会计档案时，应当由院长和计划财务处共同派员监销。

四、监销人在销毁会计档案前，按照会计档案销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的会计档案,销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告院长。

第二十五条 会计档案销毁时，要由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。销毁时应由审计部门和财务部门有关人员共同参加，并在销毁清册上签名或盖章。

第二十六条 监销人员在销毁会计档案前，应按照会计档案销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的会计档案，销毁后，要在会计档案销毁清册上签名或盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

第七章 责任追究

第二十七条 会计档案的立卷人要对会计档案的完整性、立卷的及时性负责。

第二十八条 会计档案保管人员要妥善保管好会计档案，做好防火、防盗、防霉、防蛀等工作，对电算化档案光盘，还要防划、防折。对由于以上原因而造成会计档案毁损的，要追究保管人员的责任。

第二十九条 会计档案使用人和查阅人应遵守档案查阅登记制度。损坏、丢失会计档案的，要追究相关人员的责任。

第三十条 对擅自涂改、拆封、抽换会计档案的部门和个人，要追究其相应责任，构成犯罪的，移交司法机关处理。

第三十一条 对故意销毁会计档案的部门和相关责任人，提交纪检监察部门处理，构成犯罪的，提交司法机关处理。

第八章 附 则

第三十二条 本办法由计划财务处负责解释。

第三十三条 本办法自印发之日起施行。

 

会计档案保管期限表

序号	档案名称	保管期限	备注
一	会计凭证
1	各种会计凭证	30年	包括：原始凭证、记账凭证和传票汇总表
二	会计账簿
2	日记账	30年
3	总账	30年
4	明细分类、分户账或登记簿	30年
5	固定资产卡片		固定资产报废清理后保管5年
三	财务会计报告
7	财务报告	永久	所属学院报送的保管2年
10	会计月、季度报表	10年	所属学院报送的保管2年
四	其他会计资料
11	银行存款余额调节表	10年
12	银行对账单	10年
13	会计档案移交清册	30年
14	会计档案保管清册	永久
15	会计档案销毁清册	永久
16	会计档案鉴定意见书	永久